Ces derniers mois, il y a eu une augmentation colossale du nombre d’événements virtuels en raison de la pandémie de COVID-19. Au départ, ces événements en ligne semblaient apparaitre comme un remplacement des événements physiques. Toutefois, selon nos analyses, salons, séminaires, galeries, showroom et autres espaces virtuels s’étendront au-delà de 2021.
À l’instar des événements physiques, les événements virtuels nécessitent une planification et une préparation méticuleuse pour garantir son bon déroulement. Nous avons compilé une liste des 10 meilleures astuces pour organiser un événement virtuel du début à la fin.
Sommaire
1. Les objectifs et cibles de votre événement
Avant de plonger dans la logistique d’un événement virtuel, il est important d’évaluer les désirs et les besoins de votre public et comment vous pouvez les proposer dans un environnement en ligne. Rendez votre événement virtuel pertinent en vous posant des questions telles que :
- Qu’est-ce qu’un participant cherchera en assistant à votre événement ?
- Quelles sont leurs attentes ?
- Quel est l’équilibre idéal entre le réseautage et le contenu pour votre public ?
- Votre public est-il des participants actifs ou des auditeurs passifs ?
Les tendances ont-elles changé depuis la pandémie du COVID-19 ? En gardant ces deux considérations à l’esprit, demandez-vous quel est le potentiel de diffusion de votre contenu en ligne ? Quels avantages virtuels pouvez-vous offrir à vos participants ?
Par exemple, le but des événements que nous organisons chez 3DCREATION est de rassembler des leaders de différents secteurs , des universitaires et des entreprises pour réaliser des rencontres par groupes ou bien pour réaliser des séminaires. D’après les retours et les demandes de nos clients par rapport à des événements virtuels, nous avons observé que pour un participant, il faut un bon mélange entre présentation grâce à des vidéos ou différents animateurs/conférenciers ainsi que la possibilité d’échanger avec les différentes personnes situées dans l’espace virtuel afin de discuter avec eux sur l’événement ou d’autres sujets divers. À partir de là, nous avons pu développer notre nouvelle stratégie d’événement virtuel.
2. Calendrier, taille et structure
Cette partie est la base pour tous les événements. En fonction de la thématique de votre événement, pensez-vous que les participants seront plus à même à participer le soir, après le travail, ou dans la journée ? Il faut programmer l’événement à la période la plus adéquate pour favoriser un plus grand nombre de participants. De plus, il sera important de planifier les horaires d’animations dans les différentes salles afin d’aider les internautes à y voir plus clair.
Demandez-vous quel est la taille de votre événement ? Il existe de nombreuses structures et tailles d’événements virtuels que nous pouvons organiser, dont certaines sont répertoriées ci-dessous :
- Rencontres
- Séminaires
- Tables rondes
- Ateliers
- Webinaires
- Conférences
- Multi-piste
- Forum
- Salons virtuels
- Formations
- Réunions
Par exemple, généralement, les webinaires impliquent un petit groupe de conférenciers partageant des informations avec un public plus restreint dont l’interaction est limitée, tandis que les conférences ont un public plus large avec des opportunités de réseautage supplémentaires. Un son spatialisé autour des participants et plus ou moins nécessaire selon la taille de l’événement.
3. Format et contenu
Une fois que vous avez défini la taille et la date idéal pour organiser l’événement virtuel, la créativité peut commencer. En termes d’événement virtuel, en fonction de la chronologie et de la structure, il existe différentes façons de diffuser du contenu. Voici quelques éléments pour vous éclairer :
- Le contenu : L’objectif est de donner envie aux potentiels participants de participer à votre événement virtuel. Il faut diversifier le contenu, inclure plusieurs salles, inclure des présentations uniques et des tables rondes, mener des entretiens et / ou des discussions, ajouter des sessions en petits groupes et partager des démonstrations de produits. Par exemple, nous organisons un événement dans des salons virtuels séparés où des participants pourront entrer et sortir comme bon leur semble pour le visionnage de teasers et de séries sur écran.
- Pauses : Bien qu’il n’y ait pas de pauses physiques formelles, il est intéressant pour vos participants de prendre une pause durant l’événement ! Gardez votre événement attrayant en planifiant des pauses si nécessaire.
Gardez à l’esprit que votre format sera limité selon le type d’événement virtuel que vous choisissez de mettre en place. Par exemple, les séances en petits groupes peuvent ne pas être possibles pendant un webinaire, mais sont possibles pendant une réunion.
C’est peut-être la première question qui vous vient à l’esprit lorsque vous envisagez d’organiser un événement virtuel – sur quel plateforme le mettre en place ? De nombreuses options sont disponibles, comme une simple page 2D de la conception d’un stand ou encore un événement grâce à des outils comme Zoom. Chez 3DCREATION, nous avons décidé de pousser l’expérience utilisateur encore plus loin grâce au développement de salons virtuels 3D avec la possibilité de se déplacer, discuter et partager des documents librement et en toute sécurité. La personnalisation est quasi-infini.
- Notre plateforme peut-elle répondre à vos besoins ? Les fonctionnalités WEBXR et WEBVR incluent : une ou plusieurs salles virtuelles, accessible sur navigateur sans installation, déplacement libre, créations d’avatars personnalisés, chat écrit ou audio, partage de la Webcam, ajouts de vidéos, images et documents, insertion d’objets 3d, ajouts de codes sur les salles afin de limiter l’accès, etc.
- L’expérience de vos intervenants : les animateurs sont-ils à l’aise avec l’outil informatique ? Nous pouvons les accompagner à travers une courte formation. Généralement, en 30 minutes, nous pouvons faire le tour des fonctionnalités.
5. Former les participants
Votre événement virtuel comportera-t-il des interactions écrites et audios avec les participants ? Si tel est le cas, ce sera le meilleur moyen d’encourager les gens à participer en ligne. Voici une liste des étapes qui précéderont le déroulement de votre événement virtuel avec notre plateforme 3DCREATIONVR :
- Conversations 1 : 1 – privées ou publiques,
- Conversations de groupe – discussions avec les animateurs et conférenciers, réglage du microphone, de la webcam,
- Réunions post-événement.
Chez 3DCREATION, nous vous offrons un mélange d’opportunités de chat 1-1 ou en groupe et fournissons aux participants les connaissances dont ils ont besoin pour naviguer sur notre plateforme et exercer des tests grâce à notre salle virtuelle d’entraînement. Dans notre état d’esprit, nous accordons une grande importance pour former les organisateurs à l’utilisation de notre plateforme, qui est nouvelle sur le marché des événements virtuels. Nous comprenons qu’il n’est pas toujours facile, en fonction de l’expérience qu’à l’utilisateur vis-à-vis des outils digitaux, de comprendre rapidement les différentes fonctionnalités de notre plateforme. Mais pas d’inquiétude puisque nous considérons qu’en l’espace de 15-30 minutes, une personne saura utiliser la plateforme de salon virtuel toute seule.
6. Engagement des participants
Il est facile pour un participant de fermer un onglet ou une fenêtre pour sortir d’une pièce. Par conséquent, garder votre public intéressé est la clé du succès de votre événement virtuel. L’engagement des participants peut être encouragé grâce à diverses méthodes telles que des échanges simples comme des sondages en direct, des débats, la participation de personnalisés, etc. mais aussi de la diffusion vidéo en direct ou en différé.
Lors de nos événements virtuels, les participants se sentent vraiment impliqués dans la conversation grâce à des séances de questions-réponses après chaque présentation où l’orateur partage ses réflexions sur les questions des participants pouvant également être posées de manière anonyme.
7. Communiquer autour de l'événement
Pour la plupart des individus, les événements virtuels sont nouveaux pour eux. Il est donc impératif de construire une communication solide avec toutes les parties prenantes en 3 étapes, en pré-événement, le jour même et en post-événement.
Pré-événement :
- Mettez en valeur les atouts de votre nouvel événement virtuel. Il est particulièrement important de communiquer les principales caractéristiques de ce à quoi un participant peut s’attendre si vous passez d’un événement physique à un événement virtuel.
- Partagez la FAQ ou le document «Manuel d’utilisation» que nous vous transmettrons. C’est à ne pas prendre à la légère ! Par exemple, il y aura des instructions pour utiliser la plateforme avec les raccourcis claviers, comment activer sa webcam, couper le microphone des utilisateurs, partager son écran, etc.
Le jour même:
- Lors des événements que nous organisons, nous sommes à votre disposition le jour même si vous avez des questions ! Nous pouvons aussi être présents dans les salles virtuelles afin de s’assurer du bon développement de celui-ci.
8. Promouvoir l'événement virtuel
Le lancement, la promotion et la supervision d’un événement virtuel diffèrent légèrement d’un événement physique. Pensez à modifier vos campagnes de marketing pour augmenter votre présence en ligne avant l’événement, créez vos canaux de médias sociaux et utilisez les dates clé de communication. Bien qu’il y ait des difficultés à passer au numérique si vous ne l’étiez pas auparavant, cela ne signifie pas nécessairement que vous n’y arriverez pas ! Vous trouverez ci-dessous quelques façons pour communiquer par rapport à l’événement :
- Créer du contenu divers – Par exemple, un simple interview vidéo peut être divisée en plus de 20 éléments de contenu ! Parlez à l’un de vos principaux intervenants pendant dix minutes pour en savoir plus sur eux, qui ils sont et ce qu’ils font dans la vie, ce qu’ils attendent de l’événement, etc. Une fois que vous avez fait cela, vous pouvez découper et transformer ce contenu en podcast, citations à travers des images, un court blog de questions-réponses, de courts clips audio pour les médias sociaux, une vidéo YouTube complète… Cela permettra de favoriser le partage de votre événement sur les réseaux sociaux.
- Utilisez les partenaires médias et la presse – Ils feront la promotion de votre événement en échange de liens vers leurs sites Web, un accès facile pour l’événement et surtout de contenus vis à vis d’un événement innovant à présenter à leurs lecteurs. La présence de la presse est essentielle, car leurs articles permettent de diffuser cet événement au plus grand nombre, favorise les backlinks pour le référencement du site Web – cela contribue aussi à un meilleur classement la visibilité pour vos événements futurs avec notre plateforme.
9. Créer du contenu vidéo le jour de l'événement
Il est possible d’enregistrer en vidéo les événements virtuels, vous pouvez avoir de multiples vidéos HD, et par conséquent, avoir la possibilité de les partager avec des participants qui n’ont peut-être pas pu assister à l’événement le jour même. En publiant des vidéos de l’événement sur votre site ou vos réseaux sociaux, cela permettra de montrer que votre entreprise sait innover et faire face à la crise que nous vivons actuellement grâce au développement des technologies digitales. Renforcer votre image auprès de vos clients et de vos collaborateurs grâce à notre plateforme d’événement virtuel 3D.
10. Soyez prêt le jour J
Enfin, n’oubliez pas de bien vous préparer le jour J. Respectez les horaires de votre événement, assurez-vous d’avoir une bonne connexion internet et vérifier bien, une dernière fois, que votre microphone et votre webcam fonctionne bien si vous prévoyez de l’utiliser.
Evidemment, nous serons là pour vous accompagner tout au long de l’événement, nous serons accessible par téléphone et dans la salle virtuelle 3D si vous souhaitez discuter avec nous.
Il ne vous reste plus qu’à nous contacter pour créer, ensemble, votre événement virtuel !